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檔案文件日常管理規章制度(精選篇7)
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續發展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時,須填寫《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時,須經相關領導批準。
5、文件閱覽之后,須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件,并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定,若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件,公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰,情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
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