文秘基礎專業知識必備

對于秘書工作者來說，一個完整合理的知識結構應該有三個方面：基礎知識、專業知識和相關知識。以下是秘書必備的基本專業知識。欲了解更多信息，請訪問祝福網況。

文秘基礎專業知識必備

一、基礎知識

秘書工作者知識的第一級是秘書工作者必備的知識和前提。秘書工作者知識面廣，基礎知識扎實。因此，秘書工作應掌握以下三個方面。

1.科學文化知識

基礎知識的基礎，包括漢語、數學、歷史、地理、邏輯、英語等。特別注意語言和歷史知識的提高，注重歷史知識的學習，通過歷史現象掌握內在的規律和本質。

2.馬列主義理論知識

只有哲學、政治經濟學、黨的建設和實踐中的不斷學習，才能提高理論修養。

3.政策法規知識

這是秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策、國家憲法、法律法規、法規等相關知識，特別注重后者的學習。因為它在日常工作中接觸到的知識最多。

二、專業知識

專業知識是秘書工作者知識結構的核心或主體，也是不同于其他領域的知識結構。

1.理論知識是秘書學和秘書工作的整體理論知識，是秘書工作者勝任自己工作的重要前提，是秘書工作的基本理論知識和指導思想。

分類理論，包括文件處理、信息處理、信息研究和秘書實務理論。

2.業務知識、秘書工作各個環節的操作知識、基本技能、操作規范、公文起草等。

3.行業知識，秘書工作者所在機關的行業基礎知識。

三、相關知識

秘書工作者的輔助知識包括以下幾個方面。

1.社會科學和自然科學是相關知識的重要組成部分，包括行為科學、系統論、控制論和信息論。

2.管理知識、行政管理、領導科學、決策等知識。

3.社會交往知識、社會關系、公共關系、人際關系等，使秘書工作者能夠提高溝通能力和信息溝通能力。

4.心理學知識。

四、社會知識

國際知識、當前國際基本問題、世界格局、政治、經濟、軍事、思想、科技、文化等知識的變化和發展。國內知識、國情、民俗、民俗等。

秘書專業內容：

一個稱職的秘書必須具備運行能力、工作能力、調查研究能力、組織協調能力、溝通能力、文本表達能力和操作現代辦公設備的能力。其中，文本表達能力是最重要、最基本的，也是實現其他能力的基礎。可以說，文本表達能力是秘書工作人員的基本技能，是看家的能力。

那么，如何有效地提高秘書的寫作能力呢？具體來說，應注意以下幾點：

首先要端正態度，培養興趣，自覺學好秘書寫作。

無論你做什么，你都必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣你才能有動力，愿意去做，并努力把工作做好。學習秘書寫作也是如此。寫作是一種復雜而精細的精神生產，是一種非常嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，絕不是一蹴而就的。

約翰著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出:在工業社會向信息社會的過渡中，有五個最重要?我們應該記住的一件事是，在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都需要最基本的閱讀和寫作技能。這里所說的讀寫技能?，一是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，即應用寫作能力。”

同時，要培養學習秘書寫作的濃厚興趣，把被動變成主動，把學習變成學習。愛因斯坦說：愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛無私、癡迷、寬衣帶不后悔，為伊拉克憔悴、每一個意志，都快樂無私，快樂，饑餓學習，忘記食物和睡眠，堅持，所以會學習好，學習，會不斷進步。

其次，學習秘書寫作的基本知識，借鑒優秀作品。

寫作有規律和方法嗎？我們的答案是肯定的。古人說：寫作沒有秘密就業作文有一個主要的方式，定體沒有，一般必須有，這種理解符合辯證法。

我們學到的秘書寫作教科書是對前人文秘書寫作經驗的科學總結，是揭示秘書寫作的一般規律，引導人們掌握秘書寫作方法和技能的理論。

為了提高秘書的寫作能力，我們還應該有意識地選擇和閱讀一些模型作品作為參考。魯迅曾經說過：所有評論過的大作家，他的作品，都解釋了？你應該怎么寫呢？。但讀者不容易看到，也不能理解。

我們也應該意識到，閱讀就是讀別人的書，作文就是寫自己的文章；學習只是從中吸收營養，消化后成為自己的東西；而不是模仿抄襲，畫葫蘆。

最后，要勇于實踐，多練習，多修改。

寫作是一種技能，技能的提高取決于實踐。實踐產生真正的知識。基于更多的寫作和練習，這是提高寫作能力最有效的方法。如果你只讀或不寫或少寫，它就會很低，所學到的真正的知識，將是無用的，寫作水平將停止。

天道酬勤，勤能補拙。只有努力學習，堅持不懈，才能熟能生巧，自由寫作，真正學會技能。作為秘書，多寫多練很重要，但每次起草都要仔細修改。修改自己的文章也是提高秘書寫作能力的重要環節。多變符合人們從淺到深理解客觀事物的規律，從片面到全面，也是寫文章責任心強的表現。

文章經常被改變，時間是自己的。事實上，更仔細的修改，更多的寫作經驗，更具體的收獲。作為一名稱職的秘書，我們應該有高度的責任感，養成修改文章的好習慣，謙虛地聽取領導和同志的意見，克服害怕挑選刺的想法，反復思考每篇文章，仔細思考，以便快速提高寫作能力。

秘書必須掌握的計算機技能

一、制作紅頭文件及標準

1.設置頁面

選擇文件-頁面設置選擇頁邊距附簽.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇布局附簽，將頁眉和頁腳設置為奇偶頁不同√”。選擇文檔網格、字體設置、中文字體作為仿宋；字體大小設置為3，單擊確定按鈕，選擇指定行網格和字符網格；每行設置為28字符；每頁設置為22行。然后單擊確定按鈕，將版心設置為國家標準，每頁22行，每行28個漢字。

2、插入頁號

選擇插入-頁碼然后單擊格式按鈕，將數字格式設置為全角顯示格式，單擊確定按鈕，再次單擊確定按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩側添加全角短線；并將頁碼號設置為4號；任意字體；奇數頁的頁碼設置為右空漢字，偶數頁的頁碼設置為左空漢字。

3.發文機關的標識制作

選擇插入-文本框-橫排菜單項，鼠標將變成┼”，在Word在2000版面上，單擊鼠標左鍵，出現一個文本框。輸入文本框后，選擇文本框，單擊鼠標右鍵-設置文本框格式，在此設置紅頭屬性。

選擇顏色和線條附簽，顏色設置為無填充顏色。選擇大小附簽，高度設置為2cm；寬度設置為155.5cm”。注：用戶可根據實際情況調整尺寸。選擇布局標簽，單擊先進按鈕，水平對齊：對齊設置為中間，測量基礎設置為頁面；垂直對齊：絕對位置設置為頁面距離，下設置為2.5cm平行文標準.0cm注：用戶可根據實際情況調整尺寸。然后單擊確定。

選擇文本框附簽，左、右、上、下設置為0cm單擊確定完成。設置所有文本框屬性，單擊確定按鈕。選擇文本框中的所有文本，將顏色設置為紅色，字體設置為小標準宋簡體，字體大小根據文本框的大小設置為相應的字體大小，但盡量充滿文本框，以便寬度為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先，選擇視圖-工具欄-繪圖。單擊繪圖工具條的直線工具，鼠標將變成十形，左手按鍵盤Shift鍵，右手從左到右拖動鼠標，然后選擇直線單擊鼠標右鍵，選擇設置可選圖形格式，這里設置紅線的屬性。選擇顏色和線條，顏色設置為紅色；虛實設置為實線；粗線設置為2.25磅”。

選擇大小附簽，寬度設置為15.5cm”。選擇布局標簽，單擊高級按鈕，水平對齊：對齊設置為中間，測量基礎設置為頁面，垂直對齊：絕對位置設置為頁面距離，下側設置為7cm平行文標準.5cm注：用戶可根據實際情況進行調整。單擊確定。

5、文號制作

平行文號：文號-3號仿宋，居中顯示。

上行文號:文號-3模仿宋字體，左空一個字的距離；發行人-3模仿宋字體；發行人姓名-3號楷書，右空一個字的距離。注:文號必須使用六角符號。六角符號插入法:選擇插入-符號-符號附簽。找到六角符號后，將光標放置在準備插入的地方，單擊插入按鈕。

6.制作主題詞

選擇表-插入-表，選擇表，單擊鼠標右鍵-表屬性-表標簽，對齊設置為中間；然后單擊邊框和底紋按鈕，在預覽窗口中選擇每行，取消其他線，表格中填寫具體內容:主題詞用三號黑體；主題詞用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位、印發日期用三號仿宋。

7.保存模板文件

單擊文件-保存(*.dot)；文件名：命名模板；保存位置：模板路徑（一般不做，默認）。到目前為止，模板制作已經完成。在未來，所有屬于這種類型的文檔都可以調用模板，直接排版文檔文本。

修改模板時，可以調出相應的模板。方法是選擇文件-打開，找到相應的模板路徑。如果模板保存時默認按系統設置，然后單擊打開按鈕調出模板進行修改。

二、公文正文排版

1.根據模板建立新的公文：

選擇文件-新建-常用附簽，選擇所需模板，單擊確定，調出模板。

2.制作公文正文內容：

文本內容可以根據用戶的實際需要直接輸入文本，也可以從其他軟件中復制，但必須遵循以下國家標準：

標題-2號小標宋字體，居中顯示；主送機構-3號仿宋字體，頂格，冒號全角；

正文-3號仿宋字體；

成文日期-3號仿宋字體，右空四字距離，○與六角符號的輸入方法一致，不能使用字母O代替數字0。

文號、發行人、主題詞-按模板定義填寫字體。最后，紅色調整頭、紅線、文號、發行人、標題、主送機構、正文、成文日期、主題詞的相互位置。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→在繪圖工具欄中選擇橢圓，按下自選圖形Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為無填充色，線寬為2磅，顏色為紅色，疊放順序為底層。

2、編輯文字

將藝術詞插入文檔中，選擇環形藝術詞，輸入內容后設置字體和字體大小，然后用藝術詞周圍的8個拖把按鈕將文字拖成圓形，放入已繪制的圓形中Ctrl鍵和方向鍵有助于移動到準確的位置。并將藝術詞設置為紅色。

三、插入五角星

自選圖形→星與旗選擇五角星，然后在文檔中畫出合適大小的五角星，設置為紅色，移動到圓的合適位置，然后選擇圓、藝術詞、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇組合，制作公章，復制到目標，非常正式！

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