秘書基本知識和技能

隨著市場經濟的不斷發展和知識經濟的新趨勢，新事物、新矛盾、新問題、新知識源源不斷地涌現出來。如果我們不注意不斷豐富和更新知識，我們就無法跟上《紐約時報》的步伐，就很難勝任自己的工作。云煙愛小邊整理了秘書基本知識和技能僅供參考，我希望能幫助您！

秘書的基本知識和技能

隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越強烈。人才市場對秘書質量和技能的要求不同于傳統。適應現代企業需求的高級秘書已成為熱門專業的新寵。在無紙化辦公和網絡辦公的大趨勢下，更多的高級秘書將逐漸成為高級管理人員，在企業中發揮重要作用。秘書必備的理論知識、基本技能與專業知識和專業技能的結合，已成為人才市場對秘書素質和技能的普遍要求，也標志著中國秘書行業與國際接軌。專家預測，20世紀最大的職業群體是會計，21世紀最大的職業群體是秘書。

一、秘書職業現狀

（1）社會對秘書的需求。根據近年來人才市場的信息統計分析，當今社會對秘書的需求大致可分為以下四類：

1.服務秘書：如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員和生活秘書。是指為領導人提供生活服務和幫助的秘書，通常是專門為高級領導人設備的。

2.事務秘書：如企業、基層行政事業單位辦公室職員、公關職員、檔案管理人員等，在辦公室主任的領導下，做好辦公室的日常行政事務和秘書工作。及時處理上級文件的收集、傳輸催促；回收、撤銷、銷毀文件；收集、管理和保密文件。做好各種會議的記錄和會議事務。

3.文件秘書：企業、基層行政事業單位負責文本起草和文本處理的專業文本秘書。作為主要工作的秘書，即一個機關或單位的筆桿和學者。 負責起草、裝訂和傳遞各種文件。

4.管理秘書：企業事業單位總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書。處理招聘、培訓教育、績效考核、晉升、工資福利、各種保險、統計報表等具體事項。

目前，我國企事業單位特別需要符合國際化要求的高級秘書。建設高素質秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人員提供更好的就業前景。

(二)分析秘書自身素質。

1.業務水平不足，專業技能薄弱。這是秘書目前表現最弱的一點。隨著信息技術的快速發展和辦公自動化的趨勢，傳統文件寫作、文件管理、文本處理等秘書工作逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率大大提高。雖然絕大多數秘書的文化水平并不低，但由于他們沒有接受過專門的行業知識培訓，他們的工作效率很低，不能及時完成領導分配的任務，也不能適應市場經濟的快節奏。

2.創新能力和意識低下。創新能力和意識是對秘書素質的考驗。如今，許多秘書缺乏創新意識和能力，主要體現在以下兩個方面：一是傳統的墨守成規觀念難以打破。一切和工作都是按照領導說的，按照葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維和依賴性太強。其次，工作缺乏主動性。在日常工作中，我們采取被動的工作方式，滿足于跟隨領導的指揮棒。我們沒有積極開拓的創新精神。目前，企事業單位強調，秘書要有時代感和創新意識，能夠有效提出新的見解和觀點，具有預見性和前瞻性，積極開展工作，充分發揮主觀主動性。

3.知識老化過時，知識儲備不足。隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展和需要，知識更新迫在眉睫。部分秘書仍局限于傳統知識結構，不善于接受和學習新知識，不善于整合所學知識。一些秘書每天都在做家務，厭倦了逃跑，自學很難抽出時間，知識不能更新，只能咬舊書。一些秘書依靠老秘書的幫助，知識和經驗不可避免地有局限性，缺乏現代管理的綜合知識和能力。

4.缺乏通才和全才。如今，對秘書綜合素質的要求越來越高。除了專業知識和技能，還需要行業知識和社會知識，情商高，智商高。通才和全才真的很難找到。

二、秘書應具備的能力和知識

(一)秘書應具備的能力。

一、普通能力。主要是指人的智商，包括洞察力、注意力、記憶力、思維能力、理解辨別力、溝通能力。上述能力是其他能力的基礎。現代秘書工作人員應具有敏銳的洞察力和敏感的適應能力，善于觀察事務，發現問題，加強協助領導的主動性，真正發揮參謀助理的作用。思維是人們智力活動的核心。如果一個人失去了思維能力，其他能力就會失去意義。

2.通用能力。現代秘書應掌握四種一般能力：表達、研究、管理和工作。秘書的主要職能是利用語言載體進行信息交流，協助領導活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力。現代秘書不僅要善于寫作，而且要善于說話，無論寫作，都要準確、簡潔、合理。秘書的研究能力包括調查能力和研究能力。秘書的研究能力直接影響秘書助理的作用。秘書的管理能力包括三個方面： 協助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備較強的管理能力，協助領導管理活動，為領導活動提供全球性、先進性的智能服務。范圍廣、內容多、線索多的事務工作要求秘書具有較強的適應能力和靈活性；熟悉渠道，掌握程序，及時、準確、妥善處理事務. 同時，要有較強的人際交往能力，善于建立良好的人際關系，創造良好的人際環境，提高工作效率。

3.專業技能。作為現代秘書，必須具備較強的語言溝通能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力等專業技能。秘書工作的一個重要任務是寫作，從事大量的草案和修改，這需要現代秘書有扎實的寫作技巧，掌握語法、修辭、格式和邏輯知識，掌握一定的寫作規則，實現內容和形式的統一，既有良好的表達形式，又有豐富的內容。因此，秘書必須加強寫作培訓，掌握各種應用文本的特點、寫作要求和語言表達技能，注意數據的積累，不斷提高寫作水平，培養準確的寫作表達能力。加入WTO在中國，外貿出口在許多企業的總貿易中占有相當大的比例，外語或多或少會用于外貿。因此，這也客觀地要求現代秘書具有較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應具備的另一個基本能力要求。秘書應熟悉辦公軟件的使用和計算機網絡，并熟練使用常用的辦公設備。速記是近年來提到的一種輸入能力。領導口頭表達時，秘書應盡快記錄工作筆記或電腦，大大降低工作時間，提高工作效率。

4.創新能力。秘書也應該有一定的創新能力。秘書的創新能力是指秘書能夠理解領導者的意圖，充分發揮主觀主動性，創造性地為領導者提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，隨著各種信息的快速變化，秘書需要有勇氣在實際工作中進行探索、改革和創新。所謂的創新是指在工作內容和工作方式上都有新的想法、新的內容和新的方法。

要做到這一點，秘書必須注重繼續教育和綜合能力的培養，鼓勵自己盡快提高理論知識和實踐能力，在思想、行為傾向、知識結構、知識庫存、應用能力等方面努力適應知識經濟時代對人才的要求。

(二)秘書應具備的知識。

基礎知識。基礎知識是秘書工作者知識結構的關鍵 。所有其他知識都離不開基礎知識的鋪墊，否則就是 無源之水，無本之木。秘書應具備的基本知識可分為兩類：

一方面是社會科學知識，相當于語文、政治、歷史、地理等高中知識；

一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學和生物學知識。此外，我們還應該了解一些經濟知識、法律知識和技術知識，并熟練掌握一門外語。

2.專業知識。秘書的專業知識可分為兩部分，第一部分是秘書專業的基礎知識，第二部分是秘書所在行業的行業知識。行業知識是秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業知識。這是秘書知識結構的核心部分。一般來說，行業知識是指秘書必須具備的行業知識，這是秘書的第二專業知識。在秘書學研究中，人們越來越重視第二專業知識的重要性。在國外，秘書職業按法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等第二專業進行分類。

3.擴大知識。秘書不僅要了解和熟悉生活中的專業知識和一些基本知識，還要掌握一些相關的邊緣知識，以擴大他們更好的工作。如心理學、禮儀、公關、企業管理等。擴大你的知識，讓你在工作中更自由、更方便。現代秘書不僅應該是專業人士，而且應該是通用人才和全面人才。

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