公共機構秘書的基本知識

秘書是企業中的一個重要職位，那么秘書的基本知識是什么呢？以下是云煙公共機構秘書的基本知識，歡迎您閱讀，供您參考。有關更多詳細信息，請情況！

公共機構秘書的基本知識

一、秘書工作領導機關及其領導的工作內容

1.辦公廳(室)的基本任務

辦公廳（辦公室）屬于秘書工作部門，是機關工作正常運行的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導設立辦公廳或辦公室。其主要任務是協助其直屬領導機構，特別是為領導機構制定和實施決策服務。

辦公廳（辦公室）的任務主要分為兩部分：一是政府服務，包括文件、會議、文檔管理、手稿、綜合協調等，通常稱為秘書工作；二是事務服務，主要是物流服務保障工作。

2.辦公廳(室)秘書長的基本任務

秘書長和辦公廳(室)主任都有秘書工作領導和秘書的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準的決定，各級政府機關秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助領導綜合情況、研究政策、實施；第二，協助領導密切各方面的工作關系；第三，協助領導負責機關內部的統一四，協助領導負責保密工作；第五，協助領導負責主要工作；第六，主持日常行政事務（包括文件處理、會議組織、檢查和監督政府決議的執行）；第七，負責政府事務。

因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務可以概括為既要參與政務，又要負責政務。第一至第五項工作需要協助領導完成，具有明顯的政府參與性質；第六、七項工作主要負責機關的日常事務，具有明顯的事務特點。雖然政務院的這些規定是針對中國秘書工作的高級領導和領導機構，但它們確定了國家秘書部門應承擔的主要工作內容的基本模式。

二、二。秘書工作的主要內容

1.起草并辦理公文

起草公文是指根據領導意圖和領導小組決策精神起草公文，或在領導主持和指導下起草領導講話稿。

制定公文是秘書工作的傳統職能。在現代社會，制定公文已經成為秘書工作中一項極其重要的日常工作。由于公文具有發布政令、傳達意圖、溝通、憑證記錄等重要功能，制定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書應高度負責。

辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所做的一切工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

辦理公文是秘書工作中最基本的工作內容之一，大致可分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、印刷、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節；收文過程包括簽收、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、注冊、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發布和收到過程中，秘書應按照黨和政府頒布的公文處理規定、法規和標準進行處理，確保合理的分工和明確的責任，確保公文處理過程的嚴格、標準化、質量和效率，為公文的效率創造條件。

二、辦理組織會務

組織會議辦理，簡稱會議辦理，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各種具體事務，旨在為領導開展會前、會中、會后的各種綜合輔助服務。會議過程中應做好以下工作：一是協調安排會議問題，協調各方面，提前討論決定，然后將成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論；二是會議的總體安排，即整體安排會議的各個方面，如會議時間、地點、議程、參與者、場地布局等。；第三，會議文件材料的印發、傳遞、退回、歸檔等。；第四，會議期間的服務；第五，會議的善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議記錄、督促檢查會議決策的實施等。

3.調查研究工作

調查研究工作是指圍繞中心工作，調查了解當前領導關心和急需解決的相關問題，分析研究，并向領導機關或領導撰寫調查報告。這是充分發揮秘書工作人員和助理職能，直接服務于領導決策的重要工作。

每一項調查研究都要做好調查準備、調查實施和調查總結。其中，準備階段應根據領導工作的需要確定調查主題，制定大綱；實施階段應注意選擇調查研究對象，廣泛收集、認真整理、深入研究調查材料；總結最后階段是對調查研究工作進行整體分析，在以往工作的基礎上撰寫調查報告。

4.信息處理

秘書信息處理是指按照黨政領導機關的要求，收集和處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的工作。領導工作中應掌握的各種動態、情況和實際工作領域的問題，需要及時收集并反饋給領導部門。

建立和完善信息網絡先要建立和完善信息網絡，這是做好信息處理的基礎；其次，要建立一支德才兼備、思放、反應敏捷、觀察分析問題能力強的信息員隊伍；最后，要實現信息處理手段的現代化，快速傳遞和處理信息。信息處理應確保信息收集、處理、存儲、輸出、反饋等基本環節的質量。

5.溝通協調工作

對于秘書工作，溝通協調工作內容非常廣泛，根據協調對象，有上協調（即領導與領導協調）、下協調、同級協調、上下協調、部門協調、業務工作協調等，最常見的是業務工作協調，如會議協調、文件活動協調、事項協調等。簡而言之，所有與領導決策和指導工作相關事項的協調都屬于秘書工作的基本知識。在開展秘書協調工作時，可采用電話協調、上門協調、邀請人進門協調、訪問協調、會議協調等方式

6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理群眾信訪工作的總稱，是各級黨政機關、企業事業單位、社會組織秘書工作的定期重要工作。收到群眾信函時，應及時打開，仔細閱讀，做好摘錄，準確分配，按照分級責任、集中處理的原則妥善處理或轉移給有關部門。當群眾來訪時，他們應該熱情接待，仔細聽，妥善處理。

7.監督檢查工作

監督檢查的主要內容分為三個方面，即監督檢查黨的路線、政策、政策和黨政機關工作部署的實施情況；監督檢查領導批準事件的承擔情況；監督文件和會議事項的處理。監督檢查的具體做法主要包括監督檢查、現場研究、日常調查、綜合反饋等工作形式。最基本的工作方法是向下了解情況，向上反映情況。

8.公務聯系工作

公務接觸是指領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務的接觸。這是黨政機關、企業事業單位、社會團體不可或缺的工作，是秘書工作的窗口，主要包括：承擔機關單位直接派人或通過電話協商或聯系文件，協助聯系公務，安排領導見面，回復詢問，落實組織者，解決游客住宿、交通等事項。為保證公務接觸的順利進行，秘書應忠于職守，認真執行交接制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，要熟悉領導情況，與相關部門保持密切聯系。另外，要善于處理人際關系。

九、教學秘書工作職責：

9.1協助學院領導做好教學日常工作的安排，檢查總結。

9.2.及時向醫院領導傳達上級部門安排的任務及上報醫院的相關情況。

9.3協助學院領導處理日常教學事務，及時請示匯報。

9.4負責收集、撰寫和整理各種教學信息和教學文件。

9.5負責教學檔案的建立和管理，分類有條理。

9.6.收發、登記、管理各種文件。

10.生活秘書的工作職責

10.1.協助學院領導做好教學辦公用品的供發工作，監督辦公費用的使用。

10.2.協助醫院領導和班主任做好勞動衛生工作。

10.3.負責教室、辦公門窗、桌椅、照明設施、黑板等辦公設施的維護和電話管理。確保正常的教學秩序。

10.4.負責全院教職工考勤和學生考勤總結。

10.5.協助醫院工會做好全院教職工的福利工作。

10.6.協助院長充分利用院基金的使用和管理，支付和回收所有資金。

10.7.準備開水、洗手水、內務整理等教職工生活服務。

10.8.收發醫院資料室，征訂報刊雜志。

三、秘書工作的特點

(一)秘書工作的本質特征

秘書工作與其他工作的本質區別在于，秘書工作屬于某些領導機構或領導，為領導工作提供全面的輔助服務。因此，綜合輔助服務是秘書工作的基本屬性。具體體現如下：

(1)所有秘書工作都要圍繞領導開展。領導工作涉及的地方，工作范圍要擴大或擴大。(2)能夠參加領導班子的各種會議，共同研究問題，提出各種解決方案，但只有發言權，沒有表決權，更沒有決策權。(3)秘書處理任何問題時，一般只能按照領導的意圖和指示精神處理，不能超出職權范圍。

(二)秘書工作的一般特征

秘書工作除了具有綜合輔助服務的本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、綜合性、事務性和靈活性。這些特征是由其本質特征決定的，是各種秘書工作的共同特征，具體體現在：

(1)政治性。由于我國秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，所以秘書工作具有很強的政治色彩。

（2）被動性。主要體現在兩點：一是根據領導的需要安排秘書需要安排的；二是不能分解到具體部門的工作，由秘書承擔事業單位秘書的基礎知識。

(3)綜合性是由秘書部門作為綜合服務部門的性質決定的。

(4)事務性。這是由秘書處理的工作內容決定的。

（5）靈活性。這是因為秘書經常遇到緊急情況，要求秘書具有很強的靈活性，以便靈活處理問題。

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