文秘要掌握的計算機技能

做秘書工作，會用電腦，那么秘書需要掌握什么電腦技能呢？以下是祝福網小邊為您整理的秘書掌握計算機技能，僅供參考，歡迎您閱讀。

文秘要掌握的計算機技能

一、制作紅頭文件及標準

1.設置頁面

選擇文件-頁面設置選擇頁邊距附簽.7厘米；下：3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米。選擇布局附簽，將頁眉和頁腳設置為奇偶頁不同√”。選擇文檔網格、字體設置、中文字體作為仿宋；字體大小設置為3，單擊確定按鈕，選擇指定行網格和字符網格；每行設置為28字符；每頁設置為22行。然后單擊確定按鈕，將版心設置為國家標準，每頁22行，每行28個漢字。

2、插入頁號

選擇插入-頁碼然后單擊格式按鈕，將數字格式設置為全角顯示格式，單擊確定按鈕，再次單擊確定按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩側添加全角短線；并將頁碼號設置為4號；任意字體；奇數頁的頁碼設置為右空漢字，偶數頁的頁碼設置為左空漢字。

3.發文機關的標識制作

選擇插入-文本框-橫排菜單項，鼠標將變成┼”，在Word 在2000版面上，單擊鼠標左鍵，出現一個文本框。輸入文本框后，選擇文本框，單擊鼠標右鍵-設置文本框格式，在此設置紅頭屬性。

選擇顏色和線條附簽，顏色設置為無填充顏色。選擇大小附簽，高度設置為2cm；寬度設置為155.5cm”。注：用戶可根據實際情況調整尺寸。選擇布局標簽，單擊先進按鈕，水平對齊：對齊設置為中間，測量基礎設置為頁面；垂直對齊：絕對位置設置為頁面距離，下設置為2.5cm平行文標準.0cm注：用戶可根據實際情況調整尺寸。然后單擊確定。

選擇文本框附簽，左、右、上、下設置為0cm單擊確定完成。設置所有文本框屬性，單擊確定按鈕。選擇文本框中的所有文本，將顏色設置為紅色，字體設置為小標準宋簡體，字體大小根據文本框的大小設置為相應的字體大小，但盡量充滿文本框，以便寬度為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先，選擇視圖-工具欄-繪圖。單擊繪圖工具條的直線工具，鼠標將變成十形，左手按鍵盤Shift鍵，右手從左到右拖動鼠標，然后選擇直線單擊鼠標右鍵，選擇設置可選圖形格式，這里設置紅線的屬性。選擇顏色和線條，顏色設置為紅色；虛實設置為實線；粗線設置為2.25磅”。選擇大小附簽，寬度設置為15.5cm”。選擇布局附簽，單擊高級按鈕，水平對齊：對齊設置為

測量依據設置為頁面，垂直對齊：絕對位置設置為頁邊距cm平行文標準.5cm-上行標準，注：用戶可根據實際情況進行調整。單擊確定。

5、文號制作

平行文號：文號-3號仿宋，居中顯示。

上行文號：文號-3號仿宋字體，左空一字距離；發行人-3號仿宋字體；發行人姓名-3號楷體，右空一字距離。 注：文本號必須使用六角形符號。六角形符號插入方法：選擇插入-符號-符號標簽。找到六角形符號后，將光標放置在準備插入的地方，單擊插入按鈕。

6.制作主題詞

選擇表-插入-表，選擇表，單擊鼠標右鍵-表屬性-表標簽，對齊設置為中間；然后單擊邊框和底紋按鈕，在預覽窗口中選擇每行，取消其他線，表格中填寫具體內容:主題詞用三號黑體；主題詞用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位、印發日期用三號仿宋。

7.保存模板文件

單擊文件-保存（*）；文件名：命名模板；保存位置：模板所在路徑（一般不做，默認）。到目前為止，模板制作已經完成。以后所有屬于這類公文都可以調用模板，直接排版公文正文。修改模板時，可以調出相應的模板。方法是選擇文件-打開，找到相應的模板路徑。如果模板保存時默認按系統設置，然后單擊打開按鈕調出模板進行修改。

二、公文正文排版

根據模板建立新的公文：

選擇文件-新建-常用附簽，選擇所需模板，單擊確定，調出模板。

2.制作公文正文內容:

文本內容可以根據用戶的實際需要直接輸入文本，也可以從其他軟件中復制，但必須遵循以下國家標準：

標題-2號小標宋字體，居中顯示；主送機構-3號仿宋字體，頂格，冒號全角；

正文-3號仿宋字體；

成文日期-3號仿宋字體，右空四字距離，○與六角符號的輸入方法一致，不能使用字母O代替數字0。

文號、發行人、主題詞-按模板定義的字體填寫完整。最后，調整紅頭、紅線、文號、發行人、標題、主送機構、文本、成文日期和主題詞的相互位置。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→在繪圖工具欄中選擇橢圓，按下自選圖形Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為無填充色，線寬為2磅，顏色為紅色，疊放順序為底層。

2、編輯文字

將藝術詞插入文檔中，選擇環形藝術詞，輸入內容后設置字體和字體大小，然后用藝術詞周圍的8個拖把按鈕將文字拖成圓形，放入已繪制的圓形中Ctrl鍵和方向鍵有助于移動到準確的位置。并將藝術詞設置為紅色。

三、插入五角星

自選圖形→星與旗選擇五角星，然后在文檔中畫出合適大小的五角星，設置為紅色，移動到圓的合適位置，然后選擇圓、藝術詞、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇組合，制作公章，復制到目標，非常正式！

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