辦公文秘基礎知識與技能

　　要想能夠成功勝任辦公文秘一職，首先要了解文秘的基礎知識與技能。下面是由祝福網小編為大家整理的“辦公文秘基礎知識與技能”，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　辦公文秘基礎知識與技能（一）

　　隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質及技能的要求有別于傳統，適應現代企業需求的高級秘書，已成為搶手的職業新寵。在無紙化辦公和網絡辦公的大趨勢下，更多的高級秘書將逐步成為高層管理人士，在企業中具有舉足輕重的作用。秘書必備的理論知識、基本技能與專業知識及專業技能的結合，已成為人才市場對秘書素質與技能的帶有普遍性的要求，這也標志著目前我國秘書行業已經與國際接軌。有關專家預言，20世紀最大的職業群體為會計，而21世紀最大的職業群體是秘書。

　　一、秘書職業的現狀

　　（一）社會對秘書人員的需求狀況。當今社會對秘書人員的需求情況，據近幾年來人才市場的信息統計分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：

　　1.服務類秘書：如公司辦公室，基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書。指在生活方面為領導提供服務和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領導人配備的。

　　2.事務類秘書：如企業、基層行政事業單位的辦公室文員，公關文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。

　　3.文書類秘書：如在企業，基層行政事業單位負責文字起草，文字處理的專業文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關或單位的“筆桿子”“秀才”。 負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。

　　4.管理類秘書：如企事業單位的總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜并進行管理。

　　目前，我國企事業單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人才提供較好的就業前景。

　　（二）秘書人員自身素質狀況分析。

　　1.業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前秘書表現最弱的一點。伴隨信息技術的高速發展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作，比如傳統的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經過專門的行業業務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質保量地完成領導交辦的工作任務，也不能適應市場經濟的快節奏。

　　2.創新能力及意識低下。創新能力及意識是對秘書素質的考驗，當今很多秘書缺乏創新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀念難以打破。任何事情和工作都按照領導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創新精神，而目前企事業單位強調的是秘書要具有時代感和創新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發揮出主觀能動性。

　　3.知識老化過時，知識儲備不足。隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統知識結構，不善于接受和學習新知識，不善于對已學知識進行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經驗難免有局限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。

　　4.缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書綜合素質要求越來越高，除了專業知識和技能之外，還要有行業知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。

　　二、秘書應具備的能力與知識

　　（一）秘書應具備的能力。

　　1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎。現代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善于觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。

　　2.通用能力。現代的秘書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面。現代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，秘書調研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發揮。秘書的管理能力包括3個方面： 輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。

　　現代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，為領導活動提供全局性和超前性的智能服務。范圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求秘書人員要有較強的應變品質和變通能力；要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務. 同時，還要有較強的人際交往能力，能善于通過建立良好的人際關系，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。

　　3.專業技能。作為現代秘書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代秘書具備扎實的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。

　　因此秘書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養精確的文字表達能力。加入WTO后的中國，外貿出口已經在許多企業的貿易總額中占據了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。

　　4.創新能力。秘書還應具備一定的創新能力。秘書的創新能力，是指秘書人員能夠領悟領導的意圖，發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求秘書在實際工作中勇于探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。

　　要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。

　　（二）秘書應具備的知識。

　　基本知識。基本知識是秘書工作者知識結構的關鍵 。一切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“ 無源之水，無本之木”。秘書應具有的基本知識可分為兩類：

　　一方面是社會科學知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識；

　　一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得一點經濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。

　　2.專業知識。秘書人員的專業知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業的基礎知識，第二部分是秘書所在行業的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業知識是指秘書在單位所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。

　　3.拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關系學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代秘書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。

　　辦公文秘基礎知識與技能（二）

　　一、秘書工作的內容

　　（一）秘書工作領導機關及其領導者的工作內容

　　1.機關辦公廳（室）的基本任務

　　辦公廳（室）屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。

　　辦公廳（室）的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作；二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。

　　2.秘書長、辦公廳（室）主任的基本任務

　　秘書長和辦公廳（室）主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作；第二，協助首長密切各方面的工作關系；第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作；第四，協助首長掌管保密工作；第五，協助首長掌管機要工作；第六，主持日常行政事務（包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項）；第七，掌管機關事務工作。

　　因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質；而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。

　　（二）秘書工作的主要內容

　　1.擬定、辦理公文

　　擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

　　擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。

　　辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

　　辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

　　2.辦理組織會務

　　辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論；二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等；三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會議期間的各項服務；五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

　　3.調查研究工作

　　調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

　　每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱；實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料；總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

　　4.信息處理工作

　　秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

　　開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎；其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍；最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

　　5.溝通協調工作

　　對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調（即對領導者之間和領導機關之間的協調）、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

　　6.信訪接待工作

　　信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

　　7.監督檢查工作

　　監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查；對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查；對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

　　8.公務接洽工作

　　公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

　　除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。

　　二、秘書工作的作用

　　秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

　　（一）建議參謀作用

　　這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據；其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案；最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。

　　（二）事務助手作用

　　秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領導臨時交辦的工作；四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作；五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。

　　（三）中心樞紐作用

　　每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。

　　（四）統籌協調作用

　　統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證；決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。

　　（五）形象窗口作用

　　在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。

　　秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。

　　三、秘書工作的性質

　　秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。

　　（一）秘書工作的輔助性

　　秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由于統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。

　　（二）秘書工作的樞紐性

　　秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

　　（三）秘書工作的機要性

　　秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。

　　（四）秘書工作的政治性

　　秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處于核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發了機要秘書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現實需要。

　　四、秘書工作的職能

　　（一）事務性助手職能——協助領導處理各種事務

　　秘書部門的一個重要職責就是協助領導處理各種日常事務，保證領導機關與領導活動能夠高效運轉。事務性工作是任何機關都無法回避的。比如公務往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理；工作中的許多問題需要通過采集信息和調查研究才能解決；推進工作的過程中有許多環節出現矛盾，需要有人進行協調處理；還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時間和精力，但是這又屬于秘書部門的基礎性工作，也是秘書部門最頻繁的工作內容，因此，秘書部門要為領導辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務中脫身，集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。

　　（二）智能性參謀職能——幫助領導制定正確決策

　　在新時期下，秘書工作除了要做好日常各項事務性工作外，更要大力加強和發揮好參謀作用，加強信息調研和監督檢查工作的力度，為領導決策的科學化提供有效的服務。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務性工作的過程中體現出來的，尤其是在調查研究、信息處理、公務督查、綜合協調等工作過程中，秘書人員需要根據了解和掌握的有關情況，及時向領導提出工作建議，提供決策的參考信息和依據，或者回答領導提出的相關問題，為領導機關的決策活動提供信息服務。

　　秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的，滲透并體現在秘書人員為領導辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務性的工作過程中。脫離具體的工作，秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，秘書工作需要切實當好領導的參謀助手，腳踏實地地做好為領導服務的工作。

　　五、秘書工作的特征

　　（一）秘書工作的本質特征

　　秘書工作與其他工作的本質區別在于秘書工作從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。其具體體現為：

　　（1）所有秘書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪里，其工作范圍就要擴展或延伸到哪里。

　　（2）能夠參加領導班子的各種會議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發言權而無表決權，更無決定權。

　　（3）秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。

　　（二）秘書工作的一般特征

　　秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特征是由其本質特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現為：

　　（1）政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。

　　（2）被動性。主要體現為兩點：一是秘書的工作根據領導的需要來安排；二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔。

　　（3）綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務部門的性質所決定的。

　　（4）事務性。這是由秘書部門所處理的工作內容來決定的。

　　（5）靈活性。這是因為秘書工作經常會遇到突發情況，要求秘書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。

　　六、秘書工作的規律

　　（一）秘書工作的基本規律

　　1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎

　　秘書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關系。其中，領導工作的“需求”居于支配和主導地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎。

　　2.秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件

　　由于領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的范圍之內的，主要是指領導者在實施領導行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務。隨著新時期的發展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨復雜化，因此，秘書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。

　　3.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進秘書工作的根本動力

　　設立秘書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨著這種需求的日漸強化，將會對秘書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動秘書工作向新的水平邁進和發展。所以，不斷滿足領導工作的需求是推進秘書工作的根本動力。

　　4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志

　　領導者對于綜合輔助性服務的期望是“沒有最好，只有更好”。而從秘書工作的價值角度來看，一切活動均是為了確保領導職能的正常運轉。領導對秘書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，秘書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志。

　　秘書人員要深刻認識秘書工作的普遍規律，正視秘書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價值，更好地為領導做好綜合輔助性服務。

　　（二）秘書工作的具體規律

　　秘書工作具體規律實質上是秘書工作基本規律的具體表現，其主要體現為下述三點：

　　1.秘書參謀活動的規律

　　所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻策為手段，以輔助領導決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應當注意以下規律性認識：

　　（1）將秘書參謀職能寓于具體工作中。

　　（2）秘書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。

　　（3）秘書參謀內容必須與領導決策需求相一致。

　　（4）秘書參謀方法必須與領導決策特征相適應。

　　2.辦公室日常運轉的規律

　　辦公室作為秘書工作的主要場所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規律：

　　（1）區分辦公室工作的輕重緩急。

　　（2）增強辦公室工作的質量和效率意識。

　　（3）優化辦公室環境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。

　　3.秘書寫作活動的規律

　　寫作作為秘書人員的一項經常性工作，體現了秘書人員發揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規律性的認識：

　　（1）秘書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。

　　（2）秘書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統一。

　　（3）秘書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。

　　（4）秘書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協調。

　　（5）秘書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。

　　秘書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對于推動領導工作，實現領導職能起著舉足輕重的作用。

　　此外，在秘書調研、公務督查、綜合協調、會議服務、信息服務等秘書專項活動中，均包含著各自的規律性。秘書人員要透過紛繁復雜的工作內容，不斷摸索和掌握秘書工作的內在規律，并自覺用于指導實踐活動。

　　辦公文秘基礎知識與技能（三）

　　文書工作是一項科學的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應具備以下基本素質：

　　（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）

　　（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　　（三）應有必備的專業基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識

　　文書工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業務相關的某些基本知識。

　　（四）掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業務技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現代化辦公設備的能力

　　秘書部分觀點

　　（一）秘書的知識結構

　　秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面；秘書工作的專業性，要求秘書具有較扎實的專業知識。

　　1、基礎知識層次

　　基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要扎實，而且要寬廣。

　　（1）文化基礎知識

　　秘書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關干部的共同要求，也是秘書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等；

　　（2）理論基礎知識

　　掌握基礎理論知識，是提高秘書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識、黨的基本政策；

　　（3）法律基礎知識

　　法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據。秘書工作要規范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

　　2、輔助知識層次

　　輔助知識層次指的是雖非秘書專業知識但又與秘書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

　　（1）傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

　　（2）新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

　　3、專業知識層次

　　專業知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業特色、與秘書工作目標密切聯系的部分。它由兩個部分組成：

　　（1）業務知識

　　主要指秘書業務知識，這是區別于其他專業的重要標志。大體包括：普通秘書學；分支秘書學（如行政秘書學、企業秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學）；秘書寫作學；秘書心理學；文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識；調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。

　　（2）行業知識

　　秘書必須掌握以下必要的行業知識：了解所屬行業知識的總體構成和知識門類；了解所屬部門工作的任務和特點；深入掌握工作中使用頻率較多的知識；懂得行業的管理知識

　　注意：A、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性；寬闊性；動態性；層次性。

　　B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

　　（二）秘書的能力結構

　　秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發展。

　　1、基礎能力

　　指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　　（1）秘書的觀察力

　　一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　（2）秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　（3）秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　（4）秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。

　　2、專業能力

　　（1）閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最后要有科學的閱讀方法。

　　（2）寫作能力

　　即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規范。

　　（3）說話能力

　　即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。

　　（4）辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。

　　（1）協調能力

　　指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”；要掌握協調原則，使協調有根有據；要選擇協調方法，針對不同的`情況和對象運用各種不同的協調方法。

　　（2）調研能力

　　一般要求是：要有計劃；有科學的方法；有較強的洞察力；要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

　　（3）操作能力

　　主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　（三）秘書的心理素質

　　秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關系和自我修養。

　　1、秘書心理素質的構成

　　（1）秘書的興趣

　　即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

　　（2）秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。

　　（3）秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。

　　良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動搖性；任性）

　　（4）秘書的氣質

　　氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質（活潑型）的人、膽汁質（興奮型）的人、粘液質（安靜型）的人、抑郁質（抑制型）的人。

　　注意：

　　上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

　　（1）秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　　（1）影響秘書心理健康的因素

　　負擔過重；輿論壓力；關系復雜。

　　（2）秘書心理健康的標準

　　一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常；情緒成熟；行為協調；工作專注；關系和諧。

　　（3）秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現一個有意義的目標，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。

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