秘書人員管理制度

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秘書人員管理制度

財務管理細則

為有效合理地利用學生活動資金，使財務管理制度化、規范化，特制定本細則。

一、費用申請細則

1.資金預算要務實節儉。

2.記者社內各部門必須有詳細可行的活動策劃書，并附活動資金預算表一式三份(社委會、秘書處、自留)。

3.如果活動資金不足100元，社會委員會可以批準實施確認為有益的可操作活動，并申請資金支持。

4、如果活動資金超過100元，活動確實可行，預計在我們的社會和其他學生中取得巨大的良好效果。經社會委員會審查后，由社長報黨委宣傳部教師批準。

二、資金使用細則

1.各項費用由專人負責，包括采購物品等費用，需要向供應商索要發票。

2.資金支出應注明原因、費用、時間和經手人。

3.活動中如有意想不到的額外費用，各部門應立即聯系社委協商解決。

三、報銷說明

1.每項活動由負責人收集，所有發票交秘書長統一報銷。

2、秘書部核實后，報黨委宣傳部報銷 ，并在財務檔案中登記。

6.各部門組織的活動無計劃、無預算的，活動費用不予報銷.

該細則自20xx自4月10日起施行。

本細則最終解釋權歸華南農業大學學生記者社所有。

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 制定目的

為客觀、全面地反映社會各部門和成員的工作情況，完善和規范記者社的制度，真正制定本制度，確保檔案的安全儲存、開發和利用。

第二條 檔案的意義

記者社檔案是記者社組織干部管理、教育、活動積累的文字和實物資料，為今后的工作提供必要的參考資料，是記者社的重要公共財產。

第三條 檔案內容

本制度包括五個部分：總則、檔案分類系統、檔案管理系統、檔案借閱系統和附則。

第二章 檔案分類制度

檔案按內容分為：部門檔案、人事檔案、活動檔案、會議檔案、財務檔案、外資檔案及記者社相關制度檔案。

第一條 部門檔案

（一） 檔案范圍

本檔案共五卷（包括社會委員會人事檔案），按部門劃分。包括各部門的職能介紹、成員相關信息（簡介、個人獎勵描述等）、成員名單和地址簿。

(二)檔案建立

1)社會成員的人事檔案由秘書部成員建立，其中個人簡歷等基本資料由個人和部門填寫。

2)部門檔案是社會委員會對各部門日常工作的考核記錄，是先進選拔和獎勵的主要依據。

第二條 人事檔案

(一)檔案范圍

包括記者社教師簡介、社會委員會簡介、各部門部長、副部長、成員名單。

(二)檔案建立

每年換屆后，由秘書部成員建立記者社導師、社委會檔案，其中個人簡歷等基本資料由個人填寫。

第三條 活動檔案

(一)檔案范圍

檔案按內容分為：新活動檔案、新活動檔案、外出友誼交流活動檔案、評價活動檔案。各類檔案包括活動計劃、活動通知、活動流程、演講稿、活動工作安排表、活動總結、活動結果等相關文件。

(二)檔案建立

1)記者社各部門應在舉辦大型活動后7天內提交本次活動的所有相關文件，并由秘書部備案。

2)舉辦大型活動時，攝影部應注意保存各種文本和圖像材料，及時收集活動圖片，及時歸檔照片和相關宣傳手稿，并及時提交秘書部工作人員。

第四條 會議檔案

（一） 檔案范圍

會議記錄簿、部長例會流程、會議發布信息、演講稿PPT、資料圖片。

（二） 檔案建立

1） 秘書部在會議記錄簿上記錄了每次學生會的所有成員會議，并在會議結束后收集了會議的所有相關信息。

2） 秘書長收集社委會例會資料，月底交檔案管理人員收集備案。

第五條 財物檔案

（一） 檔案范圍

活動預算表、活動結算表、學生會財務賬目、發票、獎品、紀念品、文具、展板、橫幅、裝飾品等。

（二） 檔案建立

1)各部門舉辦活動前，按照節約務實、具體詳細的原則，按照活動計劃編制預算申請，報社會委員會批準，然后報主管教師審核簽字。

2)填寫發票購買的物品和時間應符合實際情況。背面注明經理、購買的具體物品和時間，以便登記入賬。最后，主辦部門將預算申請和發票提交秘書部報銷備案。

3)秘書部專門設立財務賬目簿，每月整理賬目，并向社會委員會報告指示，接受社會委員會的監督。

4)秘書部為每件辦公用品建立檔案，詳細記錄其管理和使用情況。

第六條 外資檔案

（一） 檔案范圍

通訊錄、報刊等外國資料由學生組織和外國學校組織。

（二） 檔案建立

秘書部每次收到資料后，都會整理資料，備份重要資料。

第七條 記者社系統檔案

（一） 檔案范圍

CI系統、現場借貸流程、物資借貸方式、值班制度等相關文件。

（二） 檔案建立

1)學生會內部制度修訂后，記者社秘書部收集整理歸檔。

2)復上級下發的制度文件進行復印下發，并備份存檔。

第三章 檔案管理制度

第一條 檔案管理人

1)檔案收集管理總監為秘書。秘書部任命檔案管理-管理-成員，檔案管理-管理-成員跟蹤各部門。活動頻繁時，可在秘書部設立檔案組進行一對一跟蹤。

2)檔案管理-員工在各部門舉辦大型活動后，主動聯系相關部門提交檔案所需的文件，并監督檔案的收集。

3)各部門應確定委員會成員作為檔案收集的聯系人，負責收集活動的相關信息。重要文件（包括工作計劃、總結和一些重要活動的文件），各部門信息人員除提交文本外，還應使用文件WORD將磁盤上交或發送到秘書部的郵箱中。

4）檔案管理-管理-人員負責文件材料的形成、積累、儲存和整理，確保文件材料的完整性、準確性和系統性。堅持平時整理，根據不同類型文件材料的形成特點合理分類存儲，便于使用和歸檔。管理-管理-人員必須在一學期內進行檔案統計報告，并將本學期的重要文件和活動照片輸入磁盤，以便保存和查閱。

5)歸檔排放合理，頁號準確，檔案目錄清晰，檔案標題簡潔。根據歸檔時間在檔案主頁檔案目錄中注冊，便于檢索。

6)各部門所需的收集范圍詳見《學校日報學生記者會檔案》各部門已歸檔的信息。此外，各部門還可以增加對學生會未來工作的參考和利用價值。此外，工作計劃和大型活動的工作總結也應在收集范圍內。

第二條 歸檔時間

1)各部門檔案收集聯系人應在活動結束后7天內將相關信息交給檔案管理人員備案。

2)每學期末歸檔年度工作總結、各種年報、成員名冊。

3)每學期末全面徹底歸檔，各部門應將上一年未歸檔的所有文件材料移交秘書部歸檔。

第三條 歸檔范圍

按各檔案的檔案范圍進行。

第四條 檔案格式

1)各部門上交歸檔文件，統一使用應屆學生會模板，使用A四紙打印后提交。

2)外來文檔原件歸檔。

3)每個檔案的主頁都是檔案目錄，每個頁面都張貼頁碼，需要在檔案目錄中注冊更新的文檔內容，便于檢索。

4)每卷文件側面填寫文件名稱和數量。

第四章 檔案借閱制度

為加強本單位檔案管理，做好各類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

第一條 記者社各部門借閱檔案，必須經檔案管理人員同意，并在檔案借閱登記表上登記，注明借閱人姓名、部門、聯系方式、借閱內容，并記錄退貨時間、是否完全退貨等具體事項。特殊情況需要借款的，經檔案管理人批準，但借款時間不得超過一周，不得轉讓給他人。用戶需要繼續辦理貸款手續，以確保檔案的完整性和安全性。

第二條 外單位來人查閱本單位檔案，經秘書長簽字批準后方可查閱。

第三條 未經允許，不得圈畫、涂改、折卷、切割、撕毀、抽調、翻印、轉借、公開引用、增刪檔案中的任何材料和文件。

第四條 如發現檔案錯誤，請及時聯系檔案管理人員，經檔案管理人員核實后進行修改，不得擅自修改。

第五條 應妥善保存所有借檔案或經批準復印的材料。及時追究違規行為，并追究有關人員的責任。

第六條 不借出珍貴的物理檔案、重要照片、底片、縮微膠片等檔案。

第五章 附則

第一條 學生會每年換屆時，以往的文件移交給下一個成員作為參考，由秘書部成員接管。

第二條 本制度自頒布之日起實施。

第三條 其他未盡事宜由秘書部向社會委員會請示后決定。

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